Guida all'uso

Manuale Amministrazione

Il portale ti dà la visione d'insieme sulle consegne degli ordini di lavorazione e gli strumenti di stampa per le analisi di fatturato. A differenza di programmazione e logistica, l'amministrazione vede tutto il foglio Consegne OL — anche gli ordini che nessuno ha ancora segnalato — e può intervenire su qualsiasi campo. Questa guida segue le schermate nell'ordine in cui le trovi nel menu e, per ognuna, spiega cosa vedi, cosa puoi fare e cosa succede quando agisci.

Primi passi

Accesso, barra in alto e menu

Accedi dalla pagina di login con le tue credenziali. Una volta dentro, tutta la navigazione passa dal menu in alto a sinistra e dalla barra in alto, presenti in ogni pagina. Al centro della barra c'è il logo Bioplast: cliccandolo torni sempre alla home del reparto.

Menu (☰): In alto a sinistra: apre l'elenco di tutte le sezioni del tuo reparto (Home, Consegne OL, Stampe, Chat, Manuale). Le voci con una freccia, come «Consegne OL», aprono le sotto-voci nella colonna a destra.
Chat (💬): Messaggistica interna fra operatori: canali di reparto e messaggi diretti ai colleghi. Il numero rosso conta i messaggi che non hai ancora letto. Clienti e fornitori non la vedono.
Notifiche (🔔): Il pannello degli avvisi su ciò che richiede attenzione. Si apre dalla campanella e mostra gli ultimi avvisi: li segni come letti uno per uno o tutti insieme. Il numero rosso è quanti non ne hai ancora letti; l'elenco si aggiorna da solo ogni mezzo minuto e quando torni sulla finestra.
Lingua (🌐): Cambia la lingua dell'interfaccia. La scelta resta salvata per i prossimi accessi. Il corpo di questo manuale resta comunque in italiano.
Orologio: All'estrema destra, l'ora corrente accanto al tuo nome: ti ricorda con quale utente sei collegato.

I contatori nel menu

I pallini e i numeri accanto alle voci di menu indicano quante cose ti aspettano in quella sezione: servono a capire a colpo d'occhio dove c'è lavoro da fare senza aprire ogni elenco.

Per uscire usa il pulsante «Esci» in fondo al menu. In qualsiasi momento puoi tornare a questa guida dalla voce «Manuale».

La home

Il cruscotto del reparto

La home è il colpo d'occhio sull'andamento delle consegne. A differenza di programmazione e logistica, i numeri sono calcolati su tutti gli ordini di lavorazione (OL), non solo su quelli segnalati: l'amministrazione ha la visione completa del foglio. Tutti i dati sono letti in tempo reale dal gestionale, quindi riaprendo la pagina trovi sempre il valore più recente.

In alto a destra trovi tre scorciatoie — «Foglio consegne», «Statistiche» e «Stampe» — per saltare direttamente agli strumenti che usi più spesso senza passare dal menu.

OL aperti: Gli ordini di lavorazione ancora da consegnare. È il carico di lavoro complessivo del reparto.
In ritardo: Gli OL la cui data di consegna confermata è già passata. Il riquadro si accende quando ce n'è almeno uno.
Da segnalare: Gli OL aperti che nessuno ha ancora girato agli altri reparti con la bandierina. Sono quelli su cui, se serve, intervieni tu.
In tempo: La percentuale di consegne arrivate puntuali negli ultimi 90 giorni. Il clic ti porta alle statistiche degli OL chiusi.

Sotto gli indicatori ci sono tre letture di approfondimento. «Consegne per settimana» distribuisce gli OL aperti sulle settimane in base alla data di consegna confermata. «Avanzamento» mostra due barre: gli OL aperti per stato ordine (dove sono nel flusso di produzione) e per priorità. «Puntualità» riassume com'è andata la consegna rispetto alla data confermata negli ultimi 90 giorni.

«Da fare»: Il riepilogo delle cose aperte, ciascuna con il collegamento diretto al foglio: OL in ritardo, OL urgenti o ad alta priorità da seguire, OL ancora da segnalare agli altri reparti e OL senza data di consegna confermata. Se non c'è nulla in sospeso, il riquadro te lo conferma.

Nota

Ogni numero della home è un collegamento: cliccandolo apri il foglio o le statistiche già pronti sul dato che stavi guardando.

Consegne OL

Il foglio di lavoro condiviso

Il foglio Consegne OL è una tabella in stile Excel che raccoglie gli ordini di lavorazione da consegnare. Ogni riga è un OL; le celle compilabili si modificano direttamente e si salvano da sole, mentre ti muovi fra una cella e l'altra con Invio e le frecce, come in un vero foglio di calcolo. È il foglio condiviso fra i reparti: ciascuno compila la sua parte, l'amministrazione le vede tutte.

L'amministrazione vede e tocca tutto

Programmazione e logistica vedono solo gli OL segnalati e possono compilare pochi campi. L'amministrazione, come la vendita, vede tutti gli OL — anche quelli non ancora segnalati — può segnalarli agli altri reparti con la bandierina e può compilare qualsiasi campo del foglio, non solo i suoi.

Le colonne sono raggruppate per risparmiare spazio: alcune uniscono più dati di Arca in un'unica cella (ogni dato su una riga, con la sua etichetta). Ecco cosa trovi, da sinistra a destra:

N° OL / Documento: La prima colonna, sempre bloccata a sinistra mentre scorri: numero dell'OL, tipo e numero del documento e i codici interni di Arca, utili a chi incrocia i dati col gestionale.
Segnalazione: La bandierina con cui segnali l'OL agli altri reparti, chi l'ha segnalato e quando. L'icona con l'orologio apre lo storico completo delle modifiche di quell'OL.
Stato OL: Un'etichetta in sola lettura: «Attivo» oppure «Sospeso», letta da Arca.
Priorità: Basso, Medio, Alto o Urgente: scegli dal menu nella cella. La priorità colora tutta la riga e, nell'ordinamento predefinito, porta gli OL urgenti in cima.
Stato ordine: La fase del flusso scelta da un elenco fisso (attesa file grafico, attesa cliché, attesa materiale, bolle da programmare, estrusione programmata, stampa programmata, accoppiamento programmato, mattatura, taglio, in imballaggio).
Anticipo, Note, Consegna richiesta cliente: Campi di testo libero che aggiorni man mano con le informazioni commerciali.
Articolo / Cliente / Destinazione: Descrizione articolo, lotto, quantità evadibile con la sua unità di misura, riferimento del cliente e destinazione della merce.
Tutte le attività: Il ciclo di produzione dell'OL fase per fase, con lo stato e le date di ognuna e la fine prevista, in sola lettura. Il tasto accanto apre la finestra di dettaglio con tempi e quantità versate.
Merce pronta, Fermo macchina, Consegna al cliente: La data in cui la merce è pronta, le note di fermo macchina e la data di consegna al cliente (quest'ultima la chiude la logistica; finché non la scrive, si vede quella ricavata da Arca).

Chi ha scritto cosa

Sotto il valore dei campi «firmati» (priorità, stato ordine, anticipo, note, merce pronta, fermo macchina, consegna al cliente) compare sempre chi l'ha scritto per ultimo e quando. Così, anche in un foglio compilato a più mani, è chiaro da chi viene ogni dato.

Sopra la tabella hai i filtri e la ricerca per restringere ciò che vedi:

Segnalazione: Tutti, segnalati da me, segnalati o da segnalare. Ogni pulsante porta accanto quanti OL rientrano in quel gruppo.
Priorità e Stato ordine: Menu a spunte multiple: scegli una o più voci e, in fondo, «azzera» per toglierle tutte. Anche qui ogni voce mostra il suo conteggio.
Ricerca: Cerca nel testo del foglio (numero OL, articolo, lotto, riferimento cliente, destinazione, stato, note…). Accanto leggi quanti OL stai vedendo sul totale.

Clicca l'intestazione di una colonna per ordinare: una volta crescente, due volte decrescente, la terza torna all'ordine predefinito (priorità in cima, poi numero OL).
Compilare una cella non sposta la riga sotto le dita: se hai ordinato per un campo che stai modificando, il pulsante «Riordina» riallinea il foglio quando vuoi tu.
Il foglio mostra 10 OL per pagina, con i comandi di pagina in fondo.
La casella sul numero di riga seleziona l'OL per la stampa; quella in testata seleziona o deseleziona tutti gli OL visibili.

1Imposta filtri, ricerca e ordinamento in modo da vedere esattamente gli OL che ti servono.
2Apri il menu «Scarica PDF».
3Scegli «Tutto il foglio» per stampare tutti gli OL visibili, oppure «Solo selezionati» per i soli OL che hai spuntato.
4Il PDF rispetta i filtri, la ricerca e l'ordinamento a schermo, e riporta in testata chi l'ha generato e quando.

Attenzione

Le celle sono di Arca o del portale a seconda della colonna: quelle in sola lettura (dati del gestionale, stato OL, ciclo attività) non si modificano da qui. Il contenuto economico e documentale dell'ordine resta in Arca Evolution; il foglio serve a programmare, annotare e seguire le consegne.

Consegne OL — storico

Il foglio di sola lettura degli OL chiusi

La voce «Foglio OL chiusi» mostra gli stessi OL ma ormai conclusi (quantità da evadere a zero): è lo stesso foglio Excel del reparto, con le stesse colonne, ma in sola lettura. Non si compila e non si segnala nulla: serve a consultare lo storico delle consegne già fatte.

Periodo: In alto scegli l'intervallo degli OL chiusi da mostrare: ultimi 30 giorni, ultimi 90, mese corrente, mese scorso o ultimi 12 mesi.
Colonna «Chiuso il»: In più rispetto al foglio attivo, mostra la data in cui ciascun OL è stato chiuso.
Stampa: Il PDF resta scaricabile anche qui, con gli stessi filtri e lo stesso ordinamento che hai impostato a schermo.

Statistiche consegne

Numeri, settimane, puntualità e clienti

La pagina «Statistiche» approfondisce quello che la home mostra in sintesi, sempre su tutti gli OL. In alto un interruttore passa fra due viste: «In corso» (le consegne ancora da fare) e «Chiusi» (quelle già completate). I filtri in cima valgono per tutta la pagina e anche per il report PDF.

Nella vista «In corso», con il filtro «OL» scegli se contare tutti gli OL o solo quelli segnalati. I numeri chiave in alto sono cinque:

Aperti: Gli OL ancora da consegnare.
Segnalati: Quanti di quegli OL sono stati girati agli altri reparti.
Urgenti: Gli OL a priorità Urgente o Alto.
In ritardo: Gli OL con la data di consegna confermata già passata.
Consegnati: Le consegne completate negli ultimi 90 giorni.

Sotto i numeri trovi: «Consegne per settimana» (un istogramma delle settimane attorno a quella corrente, con il riepilogo degli OL senza data; un pulsante passa dal grafico alla tabella); «Avanzamento» con le barre per stato ordine e per priorità e un misuratore della produzione già avviata (bolle di lavorazione emesse sul totale); «Puntualità», che divide le consegne in tempo, in ritardo breve e in ritardo lungo.

La tabella «Clienti» elenca i clienti dai più carichi, con OL aperti, in ritardo, urgenti, consegnati negli ultimi 90 giorni e percentuale consegnata in tempo. Di base mostra i primi dieci, con «Mostra tutti» per aprirli tutti. In fondo è indicata la data a cui i dati sono aggiornati. Il pulsante «Stampa report» genera un PDF con gli stessi numeri e gli stessi filtri che vedi a schermo.

La vista «Chiusi» analizza invece gli OL conclusi nel periodo scelto (ultimi 30/90 giorni, mese corrente, mese scorso, ultimi 12 mesi). I numeri chiave diventano: chiusi, percentuale in tempo, ritardo medio, segnalati e «seguiti» (quanti sono stati compilati da qualcuno). Oltre al grafico per settimana o mese e alla puntualità, trovi due letture in più:

Operatori: Chi ha compilato cosa nel periodo: per ogni operatore, il reparto, quanti OL ha toccato, quante modifiche, su quali campi e l'ultima modifica.
Elenco degli OL chiusi: Una riga per OL con cliente, articolo, quantità, date, i campi compilati con il loro autore e un'icona per aprire lo storico completo di quell'OL.

Nota

Anche la vista «Chiusi» ha il suo «Stampa report» in PDF, con numeri, grafico, puntualità, tabella operatori, tabella clienti ed elenco degli OL, filtrati come a schermo.

Stampe — Statistica fatturato merce clienti

Quantità fatturate per cliente e articolo, anno su anno

La sezione «Stampe» raccoglie i report del reparto. Oggi contiene la «Statistica fatturato merce clienti»: un confronto, anno su anno, delle quantità fatturate ai clienti per ciascun articolo di prodotto finito. Considera fatture e note di accredito e lavora sulle quantità (i pezzi fatturati), non sugli importi in euro.

In cima c'è la card dei filtri, con un riepilogo di cosa è attualmente applicato. Quando cambi qualcosa senza ancora aggiornare, un badge «modifiche non applicate» te lo ricorda.

Clienti: Una finestra di scelta multipla fra tutti i clienti; vuoto significa «tutti».
Articoli: Gli articoli di prodotto finito; se hai scelto dei clienti, mostra solo i loro articoli. Vuoto significa «tutti».
Anni: Pastiglie con gli anni da confrontare: ci sono le scorciatoie per gli ultimi anni e un campo per aggiungerne uno qualsiasi. Senza scelta, il report confronta anno corrente e precedente.
Mesi: Le dodici pastiglie dei mesi, con «tutti» e «nessuno». Vuoto significa l'anno intero.

1Scegli i clienti, gli articoli, gli anni e i mesi da mettere a confronto (o lascia tutto vuoto per il quadro completo).
2Premi «Filtra» per aggiornare la tabella; «Azzera» riporta ai filtri di partenza.
3Nella tabella, espandi o comprimi un cliente per vedere o nascondere i suoi articoli; «Espandi/Comprimi tutti» agisce sulla pagina intera.
4Ordina i clienti per nome o per totale e sfoglia le pagine (20 clienti per pagina).
5Usa «Scarica PDF» per il report stampabile, che riporta i filtri applicati, chi l'ha generato e quando.

La tabella è organizzata per Cliente → Articolo → una riga per ogni anno richiesto (anche se in quell'anno l'articolo non è stato fatturato: resta una riga di «—»). Dopo le righe degli anni, una riga «Δ» mostra la differenza rispetto all'anno precedente, mese per mese e sul totale, con un badge della variazione percentuale (verde in crescita, rosso in calo, «nuovo» quando prima non c'era fatturato). Le colonne sono: articolo (codice, alias di Arca e codice alternativo del cliente), anno, i dodici mesi, il totale e la colonna Δ.

Il codice del cliente sull'articolo

Sotto il codice articolo, quando esiste, compare anche il codice alternativo con cui quel cliente identifica il prodotto: è il riferimento che il cliente riconosce, accanto al codice interno di Bioplast.

Attenzione

La statistica mostra le quantità fatturate, non gli importi. Le note di accredito rientrano nel conteggio insieme alle fatture, quindi i totali tengono già conto dei resi e degli storni.

Chat

Parlare con gli altri reparti

La chat è la messaggistica interna fra operatori: canali di reparto e messaggi diretti ai colleghi di vendita, acquisti, programmazione, logistica e GIMA. È utile proprio perché il foglio Consegne OL è condiviso: un messaggio in chat chiarisce al volo una priorità o una data senza scambi di email.

La apri dal pannello della chat (l'icona 💬 nella barra in alto) o dalla voce «Chat» nel menu.
Il pallino verde indica chi è online in quel momento.
Il numero rosso sulla campanella della chat conta i messaggi che non hai ancora letto.
È interna agli operatori: clienti e fornitori non la vedono.

Glossario

I termini che trovi nel portale

OL — Ordine di lavorazione: La commessa di produzione da seguire fino alla consegna. È la riga base del foglio Consegne OL.
Segnalare: Rendere un OL visibile agli altri reparti con la bandierina, nel foglio Consegne OL. Vendita e amministrazione possono farlo.
Priorità: Basso, Medio, Alto o Urgente: colora la riga e, in ordinamento predefinito, porta gli urgenti in cima.
Stato ordine: La fase del flusso di produzione scelta da un elenco fisso (dall'attesa del file grafico fino all'imballaggio).
In ritardo: Un OL la cui data di consegna confermata è già passata.
Puntualità: Quanto le consegne concluse rispettano la data confermata: in tempo, in ritardo breve (entro una settimana) o in ritardo lungo.
OL chiuso: Un ordine di lavorazione con quantità da evadere a zero, cioè concluso. Confluisce nel foglio e nelle statistiche degli OL chiusi.
Nota di accredito: Il documento che storna, in tutto o in parte, una fattura (per esempio un reso). Nella statistica fatturato rientra nel conteggio insieme alle fatture.
Prodotto finito (PF): Gli articoli con codice che inizia per «PF.»: sono quelli considerati dalla statistica fatturato merce clienti.
Codice alternativo: Il codice con cui un cliente identifica un articolo, diverso dal codice interno di Bioplast.
Δ (delta): Nella statistica fatturato, la differenza di quantità di un anno rispetto all'anno precedente, con la variazione percentuale.