Manuale Logistica

Accedi dalla pagina di login con le tue credenziali: scegli la scheda «Amministratore» e usa il tuo codice operatore con la password. Una volta dentro, tutta la navigazione passa dal menu (☰, in alto a sinistra) e dalla barra in alto, presenti in ogni pagina.

Menu (☰)

In alto a sinistra: apre l'elenco di tutte le sezioni del reparto logistica. Le voci con una freccia hanno sotto-voci nella colonna a destra (per esempio «Lettere di incarico» che si apre su Elenco, Bolle da assegnare e Statistiche).

Chat (💬)

Messaggistica interna fra operatori: canali di reparto e messaggi diretti ai colleghi degli altri uffici. Clienti e fornitori non la vedono.

Notifiche (🔔)

Gli avvisi su ciò che richiede la tua attenzione. Il numero rosso è quanti non ne hai ancora letti.

Lingua (🌐)

Cambia la lingua dell'interfaccia. La scelta resta salvata per i prossimi accessi.

Per uscire usa il pulsante «Esci» in fondo al menu. La tua posizione è una sola: la logistica. Le schermate che segui sono poche ma collegate, e partono tutte da due attività — preparare le lettere di incarico e seguire le consegne degli ordini di lavorazione.

La home è il colpo d'occhio sul reparto: in alto quattro indicatori con il carico di lavoro, sotto i grafici dell'andamento delle consegne e, in fondo, il riquadro «Da fare» con le cose ancora aperte. È il punto da cui partire ogni mattina: ogni indicatore è un collegamento diretto alla schermata giusta.

Bolle da assegnare

Le bolle in porto franco che non sono ancora in una lettera: lo stesso numero del badge del menu. Cliccando apri «Bolle da assegnare». Se sono più di zero, l'indicatore è evidenziato.

OL da consegnare

Gli ordini di lavorazione aperti che la vendita ti ha segnalato, ancora da portare al cliente. Porta al foglio Consegne OL.

OL in ritardo

Gli ordini segnalati la cui consegna è già scaduta. Se ce ne sono, l'indicatore è evidenziato e compare anche nel «Da fare».

Lettere di incarico

Quante lettere hai creato negli ultimi 30 giorni. Porta all'elenco delle lettere.

Sotto gli indicatori trovi tre letture sull'andamento: le «Consegne per settimana» (quante consegne cadono in ciascuna settimana), la «Puntualità delle consegne» (quanto si rispettano le date richieste, calcolata sugli ordini già consegnati) e i «Vettori più usati» degli ultimi 30 giorni, con numero di lettere, peso e costo per ciascuno.

Il riquadro «Da fare», in fondo, raccoglie solo ciò che richiede un intervento: le bolle ancora da assegnare e gli OL in ritardo, ciascuno con il collegamento diretto alla schermata dove lo gestisci. Quando non c'è nulla di aperto, il riquadro lo dice con un segno di spunta verde.

In alto a destra due scorciatoie, «Apri il foglio» (Consegne OL) e «Statistiche lettere», ti portano subito agli strumenti che usi più spesso senza passare dal menu.

La Lettera di Incarico Trasporti (LIT) è l'incarico che affidi a un vettore: raggruppa più bolle di consegna dirette alla stessa destinazione in una certa data e vi ripartisce sopra il costo del trasporto. Nasce dalle bolle di consegna già emesse dal magazzino e diventa il documento che il vettore riceve, con l'elenco delle consegne e il relativo importo.

Il costo che indichi tu per l'intera spedizione viene distribuito sulle bolle in proporzione al peso, e ad ogni bolla si aggiunge l'eventuale contrassegno diviso per il numero di pedane. Così ogni consegna porta la sua quota del trasporto.

La voce di menu «Lettere di incarico» apre tre schermate collegate, che corrispondono alle tappe del tuo lavoro:

Elenco (lettere create)

Le lettere più recenti, con numero, data, vettore, numero di bolle e costo. È il punto di arrivo: da qui apri una lettera per il dettaglio e il PDF.

Bolle da assegnare

Le bolle in porto franco non ancora affidate a nessuna lettera, raggruppate per vettore e giorno di consegna: è il punto di partenza per creare una nuova lettera.

Statistiche

Numeri chiave, andamento per periodo, vettori più usati ed elenco delle lettere del periodo, con report PDF.

Nell'elenco il pulsante «Nuova lettera» in alto a destra ti porta direttamente a «Bolle da assegnare», il primo passo per crearne una. Le righe sono ordinate dalla più recente; clicca una riga (o il suo numero) per aprire la lettera.

Questa schermata raccoglie tutte le bolle in porto franco che non sono ancora entrate in una lettera, già raggruppate per vettore e per giorno di consegna. Ogni riga è un gruppo di bolle da affidare allo stesso vettore nello stesso giorno: è così che nasce una lettera.

Ricerca

La casella in alto filtra i gruppi per nome o codice del vettore e per codice del fornitore collegato.

Colonne ordinabili

Clicca un'intestazione (Vettore, Fornitore, Data di consegna, Bolle) per ordinare crescente o decrescente. Di default i gruppi sono ordinati dalla data di consegna più recente.

Numero di bolle

Quante bolle contiene il gruppo: è il numero di consegne che finiranno nella lettera.

Clicca una riga per passare alla creazione della lettera di quel vettore e di quel giorno. Un gruppo senza un fornitore collegato al vettore non è utilizzabile: compare con un avviso giallo «Senza fornitore» e non è cliccabile, perché senza il fornitore la lettera non può essere intestata. In quel caso va completata prima l'anagrafica del vettore nel gestionale.

La creazione è un'unica schermata: in alto la tabella delle bolle candidate di quel vettore e giorno, in basso la barra con il pulsante «Crea» e, alla conferma, una finestra dove inserisci il costo e vedi l'anteprima della ripartizione.

1. 11. Scegli le bolle — spunta, con le caselle a sinistra, le bolle da mettere nella lettera. La casella in alto seleziona o deseleziona tutte quelle disponibili. Le bolle senza un peso lordo valido sono disabilitate (il peso serve a ripartire il costo).
2. 22. Imposta tipo e contrassegno — per ogni bolla scelta indichi il tipo di trasporto (Spedizione o Ritiro) e, se c'è, l'importo del contrassegno. Partono dai valori della bolla, ma puoi correggerli riga per riga.
3. 33. Premi «Crea» — in fondo alla schermata la barra ti ricorda quante bolle hai selezionato; il pulsante «Crea» apre la finestra di conferma.
4. 44. Inserisci il costo — nella finestra digiti il costo totale del trasporto. L'anteprima mostra, per ogni bolla, contrassegno, prezzo unitario, pedane e importo, con il peso lordo totale e il totale complessivo in fondo.
5. 55. Conferma — con «Crea lettera» la lettera viene generata e si apre subito il suo dettaglio. Le bolle incluse spariscono da «Bolle da assegnare».

Bolla, Cliente, Sede

Il numero della bolla, il cliente destinatario e la sede di consegna. Servono a riconoscere ogni consegna.

Pedane

Il numero di pedane della bolla: è la quantità su cui si divide il contrassegno.

Peso lordo / Peso netto

I due pesi della bolla. Un peso lordo a zero (in rosso) rende la bolla non selezionabile.

Consegna / Ritiro

La data di consegna prevista e la data-ora di ritiro dal magazzino.

Tipo

Spedizione (la merce parte verso il cliente) o Ritiro (il cliente o un suo incaricato la ritira). Si sceglie per riga.

Contrassegno

L'eventuale importo da incassare alla consegna, che viene aggiunto alla quota di trasporto della bolla.

Aprendo una lettera dall'elenco vedi la sua scheda completa: in alto numero, data e vettore con il suo codice; subito sotto i numeri di riepilogo e, in fondo, l'elenco delle bolle che contiene. In alto a destra il pulsante «Scarica PDF» genera il documento da consegnare al vettore.

Costo

Il costo totale del trasporto che hai indicato alla creazione (in evidenza).

Totale

La somma degli importi ripartiti su tutte le righe (costo più contrassegni).

Pedane

Il numero complessivo di pedane trasportate.

Peso netto / Peso lordo

I pesi complessivi delle bolle della lettera.

Colli

Il numero totale di colli.

La tabella «Righe» elenca le bolle della lettera con articolo (e descrizione), nota, pedane, prezzo unitario, data di consegna, contrassegno e importo. Ogni riga ha un pulsante «Rimuovi»: togliendo una bolla, questa torna disponibile in «Bolle da assegnare». Se togli tutte le righe, al posto della tabella compare il pulsante «Elimina» per cancellare del tutto la lettera.

1. 1Per rimuovere una bolla, premi «Rimuovi» sulla sua riga e conferma dalla finestra: la bolla torna fra quelle da assegnare.
2. 2Per eliminare una lettera vuota, premi «Elimina» e conferma: la lettera sparisce dall'elenco e le sue bolle tornano disponibili.
3. 3Per il documento da dare al vettore, premi «Scarica PDF»: il file si genera e si scarica sul tuo dispositivo.

La pagina Statistiche riassume l'attività di trasporto sul periodo scelto. In alto, un gruppo di pulsanti seleziona il periodo (gli ultimi giorni, fino a intervalli più ampi) e accanto compare l'intervallo di date esatto considerato. Cambiando periodo, ogni numero e ogni grafico si ricalcola.

Lettere

Quante lettere di incarico sono state create nel periodo.

Bolle

Quante bolle di consegna sono state trasportate in tutto.

Costo

Il costo totale dei trasporti del periodo.

Costo medio

Il costo medio per lettera.

Peso

Il peso netto complessivo trasportato, in chilogrammi.

Sotto i numeri, il grafico dell'andamento mostra le lettere nel tempo, raggruppate per mese o per settimana a seconda dell'ampiezza del periodo; un pulsante alterna la vista a grafico e a tabella. Più in basso, la tabella «Vettori» elenca per ciascun vettore lettere, bolle, peso, costo e costo medio, mentre «Elenco lettere» riporta le singole lettere del periodo (numero, data, vettore, bolle, peso, costo), cliccabili per aprirne il dettaglio. Dove le righe sono molte, un pulsante «Mostra tutti» le espande.

I pulsanti in alto a destra portano all'elenco delle lettere e a «Bolle da assegnare», mentre «Scarica» genera un report PDF con gli stessi numeri e le stesse tabelle della pagina, pronto da archiviare o condividere.

Il foglio Consegne OL è una tabella in stile Excel con cui i reparti seguono la produzione e la consegna degli ordini di lavorazione (OL). Ogni riga è un OL; le celle compilabili si modificano direttamente e si salvano da sole. È uno strumento condiviso fra vendita, programmazione, amministrazione e logistica, ma ciascun reparto vede e tocca solo ciò che gli compete.

Il tuo compito sul foglio è uno solo e preciso: compilare la data di consegna al cliente, l'ultima colonna a destra. È l'unico campo che puoi modificare; tutte le altre celle le vedi in sola lettura, perché le aggiornano gli altri reparti (stato dell'ordine, priorità, date di produzione, note).

Consegna al cliente

La data in cui la merce è stata (o sarà) consegnata al cliente: è la cella che compili tu. Se non la inserisci, il foglio mostra in grigio la data che risulta dai documenti (l'esito della bolla di consegna), così si capisce che è un valore ricavato e non scritto a mano.

Firma della modifica

Sotto la data che scrivi restano il tuo nome e la data della modifica, così tutti sanno chi l'ha compilata e quando.

Stato dell'OL e priorità

La fase di produzione e la priorità (che colora la riga): le vedi per capire a che punto è l'ordine, ma non le modifichi.

Tutte le attività

Il riepilogo di tutte le fasi del ciclo di produzione con stato e date, in sola lettura, con in fondo la fine prevista.

• In alto filtri per priorità e per stato dell'ordine, più la ricerca testo, per restringere subito agli OL che ti interessano.
• Clicca l'intestazione di una colonna per ordinare (crescente, decrescente, poi torna al predefinito). Il foglio mostra gli OL a pagine.
• Alcune colonne di testo sono unite per risparmiare spazio (per esempio dati dell'OL, articolo/cliente/destinazione, date): ogni parte resta su una riga sua ed è ancora ordinabile.
• Con «Scarica PDF» generi la stampa di ciò che vedi, con filtri e ordinamento scelti, oppure dei soli OL che hai selezionato con le caselle.

Accanto al foglio attivo hai il foglio degli OL «chiusi» (in sola lettura, con la data di chiusura e la firma di chi ha compilato cosa) e le pagine delle statistiche. Il foglio dei chiusi serve solo a consultare lo storico: lì non si modifica nulla.

La pagina «Statistiche e stampa» del foglio Consegne OL approfondisce ciò che la home mostra in sintesi, sempre sugli OL che la vendita ti ha segnalato. I filtri in alto valgono per tutta la pagina e anche per il report PDF.

Numeri chiave

Gli OL aperti, quelli segnalati, gli urgenti, quelli in ritardo e quelli chiusi: il quadro del carico di lavoro.

Consegne per settimana

Quante consegne cadono in ciascuna settimana, con vista a grafico o a tabella.

Avanzamento

La ripartizione degli OL per stato e per priorità, per vedere dove si concentra il lavoro.

Puntualità

Quanto si rispettano le date richieste dai clienti, calcolata sugli ordini già consegnati.

Clienti

Un dettaglio per cliente con aperti, in ritardo, urgenti, consegnati e percentuale in tempo.

Il pulsante «Stampa report» genera un PDF pronto con gli stessi numeri e gli stessi grafici della pagina. La pagina gemella «OL chiusi» (sotto Consegne OL → statistiche) fa lo stesso lavoro sugli ordini già chiusi, con la chi-ha-compilato-cosa dello storico.

Le Configurazioni del reparto logistica hanno una sola scheda, Email, che apre direttamente la pagina dei destinatari. Qui decidi a chi il portale invia le comunicazioni del reparto e imposti due interruttori di sicurezza per le prove.

Email di simulazione

Un interruttore e un indirizzo: quando è attiva, tutte le comunicazioni (anche quelle verso i clienti) vengono dirottate su quell'unico indirizzo di prova, senza raggiungere i destinatari reali.

Blocca invio ai clienti

Sopprime del tutto le comunicazioni dirette al cliente (email e notifica nel portale). È diverso dalla simulazione: non dirotta, annulla.

Destinatari

L'elenco degli indirizzi a cui arrivano le email del reparto, ognuno con il tipo A (principale), CC (in copia) o CCN (copia nascosta) e un interruttore «Attivo». Aggiungi, modifichi ed elimini le righe, poi salvi con «Salva configurazione».

Dal pannello della chat scrivi ai colleghi degli altri reparti, nei canali di reparto o in privato con i messaggi diretti. Il pallino verde indica chi è online. È interna agli operatori: clienti e fornitori non la vedono.

LIT — Lettera di Incarico Trasporti

L'incarico di trasporto affidato a un vettore, che raggruppa più bolle verso la stessa destinazione in una data, con il costo di spedizione ripartito sulle bolle.

Vettore

Il trasportatore a cui affidi la spedizione. A ogni vettore è collegato un fornitore, su cui viene intestata la lettera.

Porto franco

La spedizione il cui costo di trasporto è a carico del mittente (Bioplast): sono le bolle che compaiono in «Bolle da assegnare».

Contrassegno

L'importo da incassare al momento della consegna, che si aggiunge alla quota di trasporto della bolla, diviso per le pedane.

Spedizione / Ritiro

Il tipo di trasporto di una riga: la merce parte verso il cliente (Spedizione) oppure viene ritirata (Ritiro).

Pedane e colli

Le unità di carico della consegna: le pedane sono la base su cui si ripartisce il contrassegno, i colli il conteggio totale dei pacchi.

OL — Ordine di Lavorazione

L'ordine di produzione di un cliente, che segui sul foglio Consegne OL fino alla consegna.

Segnalazione (Consegne OL)

L'atto con cui la vendita (o l'amministrazione) rende un OL visibile agli altri reparti con la bandierina. La logistica vede solo gli OL segnalati.

Peso lordo / Peso netto

Il peso con e senza imballaggio di una bolla: il peso è la base per ripartire il costo del trasporto fra le consegne.