Manuale Vendite

Accedi dalla pagina di login con le tue credenziali. Una volta dentro, tutta la navigazione passa dal menu e dalla barra in alto, presenti in ogni pagina.

Menu (☰)

In alto a sinistra: apre l'elenco di tutte le sezioni del tuo reparto. Le voci con una freccia hanno sotto-voci nella colonna a destra.

Chat (💬)

Messaggistica interna fra operatori: canali di reparto e messaggi diretti ai colleghi. Clienti e fornitori non la vedono.

Notifiche (🔔)

Gli avvisi su ciò che richiede la tua attenzione (nuove richieste, ticket, scadenze). Il numero rosso è quanti non ne hai ancora letti.

Lingua (🌐)

Cambia la lingua dell'interfaccia. La scelta resta salvata per i prossimi accessi.

Hai sempre a portata la guida interattiva iniziale, che puoi rivedere in qualsiasi momento dal menu. Per uscire usa il pulsante «Esci» in fondo al menu.

La home è il colpo d'occhio sull'andamento del reparto, calcolato su tutti i clienti, non solo i tuoi. È il punto da cui partire ogni mattina: ti dice quanto c'è da lavorare e ti porta con un clic alla schermata giusta.

Indicatori in alto

Fatturato degli ultimi 12 mesi, ticket ancora da assegnare, richieste di preventivo da lavorare e ordini in attesa di conferma. Ogni numero è un collegamento alla sezione relativa.

Grafici

La composizione delle attività del reparto e gli articoli più venduti, per vedere subito su cosa si concentra il lavoro.

«Da fare»

Il riepilogo delle cose aperte (richieste, ordini, ticket), ciascuna con il collegamento diretto alla schermata dove la gestisci.

Accesso rapido

Le scorciatoie alle sezioni che usi più spesso, per non passare ogni volta dal menu.

La sezione Statistiche approfondisce quello che la home mostra in sintesi. Tutti i calcoli coprono gli ultimi 12 mesi e sono letti in tempo reale dal gestionale; in fondo alla pagina trovi la data da cui parte il periodo considerato.

In alto a destra un selettore restringe i dati ai soli clienti che ti interessano: «Tutti», «I miei» (quelli assegnati a te nel Team) o «Non assegnati». Cambiando filtro, ogni numero e ogni grafico si ricalcola.

Fatturato

Il totale fatturato nei 12 mesi, con il grafico mese per mese.

Richieste d'ordine

Quanti ordini sono arrivati, anch'essi suddivisi per mese.

Clienti attivi

Quanti clienti hanno ordinato almeno una volta negli ultimi 12 mesi.

Consegna media

I giorni medi che passano dalla conferma dell'ordine alla spedizione.

Sotto i numeri trovi due letture utili. L'imbuto «Dalla richiesta all'ordine» confronta richieste di preventivo, preventivi emessi e richieste d'ordine, con la percentuale di conversione da richiesta a ordine. La classifica «Articoli più venduti» elenca i primi prodotti per quantità, con la descrizione e quanti clienti li hanno ordinati.

La voce «Calendario» ti mostra, in sola lettura, gli appuntamenti di consegna dei fornitori: è il calendario gestito dagli acquisti, che tu puoi consultare per sapere quando la merce in arrivo è attesa a magazzino.

Puoi filtrare per fornitore e per magazzino (Bioplast o GIMA). Non crei né modifichi appuntamenti da qui: ti serve soprattutto a promettere date realistiche al cliente, sapendo quando il materiale sarà disponibile.

L'elenco mostra tutte le anagrafiche clienti attive. Cerca per ragione sociale, codice o partita IVA, oppure filtra solo quelli già registrati al portale. Puoi anche restringere a «I miei» clienti o ai «Non assegnati» usando i filtri del Team. Una riga in rosso, con il badge «Bloccato», segnala un account sospeso.

Clicca sulle intestazioni delle colonne per ordinare l'elenco (codice, ragione sociale, P. IVA, indirizzo, telefono, email di accesso, operatori assegnati). Il pulsante «Dettagli» apre la scheda completa del cliente.

Nella scheda del cliente trovi, in un colpo d'occhio, chi è, come sta a conti e tutta la sua storia documentale:

Dati e stato portale

Codice, partita IVA, codice fiscale, telefono, email, indirizzo e lo stato dell'accesso: «Sul portale», «Bloccato» o «Non registrato».

Da pagare e Scaduto

Due importi in evidenza: quanto il cliente deve ancora pagare e quanto è già scaduto (in rosso).

Documenti

Ogni riga è una filiera completa, dal preventivo all'ultimo documento evaso. Vedi l'origine, la fase attuale, l'ultimo documento, la data e l'importo.

Estratto conto

Le fatture e le rate con le scadenze: data, scadenza (con gli eventuali giorni di ritardo), importo e stato (Pagata / Scaduta / Aperta).

Operatori assegnati

Gli operatori di vendita che seguono il cliente: li assegni direttamente da qui.

Dalla scheda gestisci anche l'accesso del cliente al portale, con le azioni:

Registra

Crea l'accesso al portale per un cliente che ancora non ce l'ha: genera una password temporanea e invia le credenziali via email.

Blocca / Sblocca

Sospende o riattiva l'accesso. Un cliente bloccato, al login, vede solo un avviso e il pulsante per uscire.

Recupera password

Invia al cliente un link per impostare una nuova password.

Cambia email

Invia al cliente un link per impostare un nuovo indirizzo di accesso.

Nel portale ogni lavoro con il cliente è una «filiera»: una catena di documenti collegati fra loro, dalla prima offerta fino alla fattura. Capirne le tappe ti aiuta a leggere la scheda cliente, gli elenchi di preventivi e ordini e la pagina di un singolo documento.

Richiesta di preventivo

La richiesta che il cliente invia dal suo portale (da una scheda tecnica o da articoli a catalogo). È il punto di partenza, prima ancora del preventivo.

Preventivo

L'offerta che crei tu evadendo la richiesta: diventa valida quando ha una data di consegna e i prezzi valorizzati in Arca.

Ordine

La richiesta d'ordine che il cliente invia a partire da un preventivo valido.

In lavorazione

L'ordine di lavorazione che nasce quando confermi la richiesta d'ordine: da qui parte la produzione.

Spedito

La bolla di consegna con cui la merce viene consegnata al cliente.

Fatturato

La fattura, l'ultimo anello della catena.

In «Gestione team» assegni ogni cliente a uno o più operatori del reparto vendite, così da dividere il carico di lavoro. Le assegnazioni alimentano i filtri «I miei clienti» che trovi in più schermate (clienti, statistiche, preventivi, consegne).

La sezione Preventivi segue il percorso di un'offerta dal momento in cui il cliente la chiede fino alla sua scadenza. È divisa in più elenchi, uno per fase, che trovi sotto la voce di menu «Preventivi».

Richieste di nuovi preventivi

Le richieste di preventivo appena arrivate dai clienti. Da qui decidi come rispondere.

Da completare

Preventivi avviati ma senza ancora un'offerta completa: manca la data di consegna promessa o i prezzi.

Pronti

Preventivi con un'offerta valida, già visibile al cliente e ordinabile.

Scaduti

Offerte la cui validità è ormai passata.

Rifiutati

Richieste che hai respinto, con la motivazione che è stata comunicata al cliente.

Apri una richiesta per vedere i dati del cliente, la scheda tecnica allegata (il modulo compilato che il cliente ha inviato) o gli articoli a catalogo, e le righe richieste con quantità. Se ti serve un chiarimento, con «Apri una segnalazione al cliente» gli mandi una domanda che vedrà nella sua area Assistenza.

1. 1Apri una richiesta dall'elenco «Richieste di nuovi preventivi».
2. 2Controlla i dati del cliente, la scheda tecnica allegata e le righe richieste.
3. 3Nel riquadro «Esito» scegli «Crea il preventivo» per generarlo, oppure «Rifiuta la richiesta» indicando il motivo (almeno 5 caratteri).
4. 4Conferma dal popup: l'operazione non è reversibile e il cliente viene avvisato della tua decisione.

Quando crei il preventivo, il portale genera la testata del preventivo evadendo la richiesta. A quel punto completi scaglioni e prezzi dell'offerta in Arca: il cliente vedrà il preventivo soltanto quando avrà una data di consegna e l'offerta valorizzata. Aprendo un preventivo già creato (elenco «Pronti») ne vedi la validità, gli scaglioni di quantità riga per riga e, più sotto, gli ordini che il cliente ha eventualmente generato da quell'offerta.

L'elenco Articoli mostra i prodotti finiti intestati ai clienti. Cerca per codice, descrizione o codice cliente. Aprendo un articolo vedi il cliente intestatario, la scheda tecnica completa (struttura a strati, spessore, grammatura, colori, finiture) e tutti i documenti collegati, raggruppati per fase.

La voce «Crea articolo» avvia la procedura per inserire un nuovo prodotto nel catalogo. È un'unica schermata divisa in tre sezioni che compili dall'alto verso il basso.

1. 11. Tipologia e codice — scegli la tipologia (Busta, Bobina, Cliché, Mandrino, Pedana, Cartone e le altre). Il codice articolo si genera da solo in base alla tipologia ed è in sola lettura.
2. 22. Dati specifici — compili i campi propri della famiglia scelta (per esempio le misure di una busta o di una bobina).
3. 33. Dati anagrafici — descrizione, stato, marca e modello, dati dimensionali, dimensioni di produzione, contributo ambientale (Conai o Polieco) e i codici alternativi del cliente.

La sezione Ordini raccoglie tutte le richieste d'ordine dei clienti e il loro avanzamento, divise per fase. Da qui confermi o rifiuti le richieste e segui lo stato fino alla consegna.

Richieste d'ordine

Gli ordini appena ricevuti, in attesa di una tua conferma.

Richieste approvate

Gli ordini che hai confermato, diventati ordini di lavorazione.

In lavorazione

Gli ordini per cui la produzione è stata avviata.

Conclusi

Gli ordini evasi con bolla di consegna.

1. 1Apri una richiesta d'ordine dall'elenco.
2. 2Verifica il contenuto (righe, quantità) e l'anagrafica del cliente; puoi anche aprire la scheda e il preventivo collegato.
3. 3Scegli «Conferma l'ordine» per avviare la lavorazione, oppure «Rifiuta la richiesta» indicando la motivazione (almeno 5 caratteri).
4. 4Conferma dal popup: l'operazione non è reversibile. Confermando, la richiesta d'ordine viene evasa in un ordine di lavorazione.

Cliccando su una riga dell'ordine apri il dettaglio della singola riga: lì trovi lo stato, la scheda tecnica, la produzione e le evasioni collegate a quella riga, con il percorso che ha seguito fino alla spedizione.

Il foglio Consegne OL è una tabella in stile Excel che raccoglie gli ordini di lavorazione da consegnare. Ogni riga è un OL; le celle si compilano direttamente e si salvano da sole. Ti muovi fra le celle con Invio e le frecce, esattamente come in un foglio di calcolo.

La vendita vede tutti gli OL e sceglie quali «segnalare» agli altri reparti con il pulsante a bandierina: solo gli OL segnalati compaiono a programmazione, logistica e amministrazione. Un OL segnalato si riconosce dalla barra colorata a sinistra della riga; cliccando di nuovo la bandierina togli la segnalazione.

Priorità

Basso, Medio, Alto o Urgente: colora la riga e, in ordinamento predefinito, porta gli urgenti in cima.

Stato ordine

La fase di produzione dell'OL (attesa file grafico, attesa cliché, materiale, estrusione, stampa, accoppiamento, taglio, imballaggio…).

Date e note

Merce pronta, consegna richiesta dal cliente, anticipo, fermo macchina e note libere: i campi che aggiorni man mano.

Tutte le attività

Il riepilogo di tutte le fasi del ciclo di produzione con stato e date, in sola lettura.

• Ogni modifica a un campo «firmato» resta accompagnata dal tuo nome e dalla data, visibili sotto il valore.
• In alto filtri per segnalazione (tutti / segnalati da me / segnalati / da segnalare), per cliente, per priorità e per stato, più la ricerca testo.
• Clicca un'intestazione per ordinare (crescente, decrescente, poi torna al predefinito). Il foglio mostra 10 OL per pagina.
• Con «Scarica PDF» generi la stampa di tutto il foglio filtrato oppure dei soli OL che hai selezionato con le caselle.

Accanto al foglio attivo hai il foglio degli OL «chiusi» (in sola lettura, con la data di chiusura) e la pagina «Statistiche».

Le Statistiche riassumono numeri chiave, consegne per settimana, avanzamento per stato e priorità, puntualità e un dettaglio per cliente (aperti, in ritardo, urgenti, consegnati, percentuale in tempo). Il pulsante «Stampa report» genera un PDF pronto.

I clienti aprono una segnalazione dalla pagina di ciò che li riguarda (un preventivo, un ordine, una fattura, un articolo). Tu le gestisci dalla sezione Assistenza, divisa per stato di presa in carico.

Da assegnare

Le segnalazioni senza un operatore: assegnale a te o a un collega.

Miei aperti

I ticket presi in carico da te, ancora da chiudere.

Miei chiusi

Lo storico dei ticket che hai risolto.

Nel dettaglio di un ticket vedi la conversazione a bolle fra te e il cliente e hai tre leve: assegnarlo o riassegnarlo a un operatore, cambiarne lo stato (Aperto, In lavorazione, Risolto, Chiuso) e rispondere. Nella risposta puoi allegare foto e PDF (fino a cinque file).

Le Configurazioni raccolgono due impostazioni di reparto: i testi che il cliente accetta prima di inviarti le richieste e i destinatari delle email.

Termini e documenti

Due schede, «Richieste d'ordine» e «Preventivi»: per ciascuna gestisci un elenco ordinato di clausole che il cliente deve leggere e accettare prima di inviare. Ogni punto si aggiunge, si attiva o nasconde, si riordina e si elimina.

Email

Imposti i destinatari delle notifiche (tipo A, CC o CCN) e due interruttori: l'«Email di simulazione», che dirotta tutte le email su un unico indirizzo di prova, e il blocco dell'invio ai clienti, che sopprime del tutto email e notifiche verso di loro.

Il registro Audit tiene traccia delle operazioni importanti del portale: accessi, registrazioni, cambi di credenziali e documenti creati. Serve al controllo e alla verifica: chi ha fatto cosa, quando e con quale esito.

In alto filtri per testo (attore, cliente, azione, descrizione), per tipo di attore (Cliente, Fornitore, Operatore, Sistema), per tipo di azione e per periodo (ultimi 7, 30, 90, 365 giorni o tutto). Ogni riga mostra data e ora, chi ha agito, il cliente coinvolto, l'azione e un dettaglio.

Chat

Scrivi ai colleghi degli altri reparti dal pannello della chat; il pallino verde indica chi è online. È interna agli operatori: clienti e fornitori non la vedono.

Notifiche

L'elenco completo degli avvisi, con filtri Nuove / Tutte / Archiviate. Il numero rosso sulla campanella conta quelle non ancora lette.

Scaglioni

Le soglie di quantità di un'offerta (per esempio «≥ 1.000 pz»), a cui corrispondono condizioni diverse.

Segnalare (Consegne OL)

Rendere un ordine di lavorazione visibile agli altri reparti con la bandierina, nel foglio Consegne OL.

Estratto conto

Il quadro delle fatture e delle rate del cliente, con importi, scadenze e stato di pagamento.